Bestuur en organisatie

Visievorming op de verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden tussen de lokale overheid, markt en samenleving

Geplande activiteit(en):

1. Samen met partners in de praktijk vormgeven aan een nieuwe verdeling van rollen en verantwoordelijkheden in de samenleving.

Toelichting:
Samen met betrokken partners geeft Zaanstad vorm aan een nieuwe verdeling van rollen en verantwoordelijkheden in de Zaanse samenleving. Voorbeelden zijn de veranderende werkwijzen bij groenadoptie, het beheer van buurthuizen en sportaccommodaties of het stimuleringsbudget dat wijkmanagers beschikbaar hebben voor ondersteuning van maatschappelijke initiatieven in buurten en wijken.

Beïnvloeden van de besluitvorming van (publieke en private) partners

Geplande activiteit(en):

1. Verder ontwikkelen van strategieën en (regionale) samenwerkingsarrangementen tussen publieke en tussen publieke en private partijen, in Zaanstreek-Waterland en de grotere regio rond Amsterdam.
2. Deelnemen aan het MRA-overleg gericht op Europese Structuurfondsen en een bijdrage leveren aan Europese projecten met Zaanse partners.
3. Positioneren en profileren van Zaanstad binnen de MRA en rond het Noordzeekanaalgebied met ZaanIJ (zie programma 6), in Zaanstreek-Waterland en landelijk met de decentralisaties in het sociale domein (zie programma’s 2, 7 en 8).

Toelichting:
Het college heeft de samenwerking met publieke en private partners in stad, regio en in Den Haag geïntensiveerd om zijn beleidsdoelstellingen te realiseren.
In 2014 is de ambtelijke voorbereiding begonnen om samen met raad en partners in en van de stad te komen tot een plan voor de stad, als volgende stap om het Zaans Evenwicht te realiseren.
De gemeente speelt een actieve rol in de regio. In de Stadsregio Amsterdam (SRA) is de Zaanse bestuurder verantwoordelijk voor de portefeuille Economie in het Dagelijks Bestuur. In het verlengde hiervan neemt hij zitting in het Platform Regionaal Economische Structuur van de Metropoolregio Amsterdam (MRA-PRES) en de Amsterdam Economic Board. Via de MRA-PRES en de Board positioneren de regiobestuurders zich richting EU en oriënteert Zaanstad zich op die manier op voor de gemeente relevante projecten en initiatieven.
Landelijk heeft het bestuur zich gepositioneerd met vier vertegenwoordigers in VNG-commissies. Daarnaast bekleedt Zaanstad het voorzitterschap van de G32 Sociaal en de medeverantwoordelijkheid binnen het G32-netwerk voor de dossiers Omgevingswet en Wonen/zorg.
In Zaanstreek-Waterland hebben de gemeenten zich in 2014 voorbereid op de decentralisaties in het sociaal domein, waarbij de Regeling Zonder Meer als vehikel diende voor de gezamenlijke inkoop van complexe zorgsoorten. Als eerste regio sloot Zaanstreek-Waterland contracten met zorgaanbieders. Eind 2014 heeft de regio de samenwerking geëvalueerd, met over het algemeen positieve conclusies.

Over de samenwerking in de Metropoolregio Amsterdam (MRA) en positionering van de regio Zaanstreek/Waterland zijn deze periode verschillende rapporten verschenen die van belang zijn voor de actualisatie van MRA-visie 2040 in 2015. Halverwege 2014 hebben hierover gesprekken plaatsgevonden binnen de MRA. Binnen Zaanstreek/Waterland is de inzet om te komen tot een gezamenlijke visie op de positionering van de MRA-Noord en daar de gemeenteraden bij te betrekken.   

Vergroting van de wendbaarheid van de organisatie

Toelichting:
In 2014 heeft de gemeente aangetoond een wendbare organisatie te zijn. Ter voorbereiding op de uitvoering van de drie decentralisaties hebben medewerkers van verschillende organisatie-eenheden samengewerkt aan één duidelijke opgave; klaar staan vóór 1 januari 2015.

Tegelijkertijd heeft de organisatie geanticipeerd op de veranderende rol van de overheid en de nieuwe taken door het realiseren van een aantal vernieuwingen. Voorbeeld is het succesvol afronden van drie van de vier reorganisaties. De structuur, de functies en verschillende rollen sluiten nu beter aan op deze nieuwe rol.
Het in 2014 geïmplementeerde competentiemanagement, een Zaans opleidingsaanbod en mogelijkheden voor aanvullende training ondersteunen medewerkers bij het invullen van nieuwe rollen. Leidinggevenden zijn het afgelopen jaar gestart met een leiderschapstraject om hun voortrekkersrol bij de verandering te versterken.
In het kader van organisatieontwikkeling is deze zomerperiode onderzoek gedaan naar de cultuur van de organisatie. De uitkomsten laten zien dat Zaanstad een effectieve cultuur heeft, gegeven de organisatieopgaven, en al goed op weg is met het vorm geven aan de gewenste ontwikkeling. 

Ondanks de krimp heeft de organisatie zich als voorbeeldwerkgever opgesteld door werkplekken beschikbaar te stellen voor mensen met een bijstandsuitkering (zie programma 2 - Werk, inkomen en integratie, prestatie 1.1).

Zaanstad wil een voorbeeldfunctie hebben met haar inkoopbeleid

Geplande activiteit(en):

• Inzetten social return-norm bij aanbestedingen van Werken en Diensten.  
• Voortzetten van onze succesvolle duurzame inkoop van energie en onze opgebouwde kennis hierover delen met andere overheden.
• Actief voorlichten van Zaanse ondernemers, zodat zij beter voorbereid zijn op aanbestedingen.

Toelichting:
De resultaten van de inspanningen om social return on investment (SROI) in te zetten bij aanbestedingen en het realiseren van de contractafspraken hierover worden beschreven in programma 2 - Werk, inkomen en integratie.
De doelstellingen van de gemeente met betrekking tot SROI zijn verankerd in het inkoopbeleid, met aandacht voor het lokaal ondernemerschap en duurzaamheid.
Volgend jaar verbeteren we de dienstverlening aan opdrachtnemers en werkgevers door het SROI-beleid regionaal meer te uniformeren (besluitvorming voor de zomer 2015).

Aandacht voor participatie en communicatie

Geplande activiteit(en):

1. Experimenteren met het faciliteren van inwonersinitiatieven, waarbij wordt uitgegaan van de zelfredzaamheid van inwoners. Per situatie wordt de (eventuele) betrokkenheid van de gemeente bepaald.
2. Voeren van gesprekken met de stad over relevante, overkoepelende thema’s. Hierbij sluiten we aan bij de agenda’s van belangrijke stakeholders.

Toelichting:
In 2014 is geïnvesteerd in het communicatiever maken van de organisatie, door de methodiek ‘Op zijn Zaans‘ te introduceren. Bij deze methodiek dient de omgeving als uitgangspunt voor de communicatie, zodat kan worden aangesloten bij wat leeft en speelt in de samenleving. Om deze werkwijze breder gangbaar te maken, worden regelmatig voor de ambtelijke organisatie trainingen verzorgd, en worden voor grote projecten en mediagevoelige onderwerpen omgevingsanalyses gemaakt.
Raad, college en organisatie zijn op verschillende manieren regelmatig in gesprek met de stad om te luisteren en te peilen welke vragen en behoeften in de stad leven, en om samen plannen te ontwikkelen en de onderlinge rolverdeling van inwoners, partnerorganisaties en de gemeente daarvoor te bespreken. Voorbeelden zijn de overleggen met de wijken, ondernemers, onderwijsinstellingen en bedrijfsleven en de persoonlijke contacten tijdens werkbezoeken.

Inwoners informeren over voor hen relevante ontwikkelingen op regionaal-, stads-, wijk- en projectniveau

Geplande activiteit(en):

1. Informeren van inwoners, waarbij de inzet van één of meer middelen (bijvoorbeeld: een bewonersbrief, Zaanstad Journaal, internet, free publicity/vrije nieuwsgaring) afgestemd wordt op het onderwerp, volgens de spelregels die daarvoor zijn vastgesteld (zie prestatie 2.1).
2. Nulmeting onder inwoners van ervaren toegankelijkheid, begrijpelijkheid en relevantie van gemeentelijke informatie.

Toelichting:
De gemeente informeert bewoners over relevante ontwikkelingen in de wijk via diverse (digitale) media. Daarnaast benaderen we actief de media om nieuws aan inwoners te brengen.
Via de Zaanpeiling en gebruikerspanels voor de website meten we wat onze inwoners vinden van de toegankelijkheid, begrijpelijkheid en relevantie van gemeentelijke informatie. Ongeveer 60% van de inwoners vindt dat de gemeente heldere taal gebruikt in brieven aan inwoners. Dat kan veel beter. Dit jaar hebben we daarom geïnvesteerd in het verbeteren van brieven aan inwoners bij handhaving en nu volgen de andere terreinen.

Prioriteiten en resultaten collegeprogramma duidelijk zichtbaar maken

Geplande activiteit(en):

1. Speerpunten van het college meenemen in de communicatie, ook rondom evenementen en ontvangsten.
2. Onder de aandacht brengen van bestuurlijke onderwerpen bij specifieke doelgroepen, regelmatig en met gebruik van een breed middelenpakket.

Toelichting:
In de gemeentelijke communicatiemiddelen is regelmatig aandacht besteed aan de bestuurlijke speerpunten. Bij deelname aan bijeenkomsten was de relatie met de bestuurlijke speerpunten leidend. Uitgangspunt hierbij waren de kernverhalen die voor de programma’s zijn gemaakt.

Inzicht in prioritering en consistentie van nieuw beleid

Geplande activiteit(en):

1. De Zaanse beleidscyclus als methode toepassen voor het maken en realiseren van nieuw beleid.
2. Bijhouden van een beleidsagenda ter prioritering van nieuw beleid.

Toelichting:
De Zaanse beleidscyclus wordt toegepast bij het maken van nieuw beleid en de organisatie wordt daarop getraind. Het verder verbeteren van het beleidsproces en het in kaart brengen van de relevante beleidskaders is een continu proces.
De beleidsagenda met daarin het overzicht van nieuw op te stellen beleid is in gebruik en wordt periodiek geactualiseerd en besproken.

De gemeente werkt samen met partners aan de versterking van het imago van Zaanstad

Geplande activiteit(en):

1. Zie programma 1 Economie.

Toelichting:
Om het imago van Zaanstad te versterken en nieuwe ondernemers, investeerders en inwoners aan te trekken, heeft de gemeente samen met partners in de regio een campagne voor de Zaanstreek opgezet en gesubsidieerd.
De inzet van Stichting Marketing Zaanstreek heeft ertoe geleid dat het Zaans DNA verder is opgepakt en uitgebouwd met als resultaat dat mensen geïnteresseerd raken om te wonen in de Zaanstreek, er te investeren, te gaan werken, of de streek in ieder geval te bezoeken.