Voortgang opvolging auditaanbevelingen

Over de organisatieontwikkeling wordt minimaal jaarlijks in een separaat document door het college aan de raad gerapporteerd conform de adviezen van de Rekenkamer. Aandachtspunten o.a.:

• Doelen voor verdere ontwikkeling van de organisatie;
• Hoe is rekening gehouden met opvattingen van medewerkers?
• Hoe blijft het collega navolgbaar?

Tevens wordt in bovengenoemde rapportage aangegeven hoe het college invulling geeft aan de volgende aanbevelingen van de Rekenkamer:

• Verbeter het verwachtingen-management: wees duidelijk wat met de inbreng van medewerkers wordt gedaan.
• Improviseer weloverwogen en blijf navolgbaar.
• Informeer indien zinvol de gemeenteraad.
• Verbeter de communicatie naar de medewerkers, zodat ook voor hen het college navolgbaar is.

1.

Eind maart is in het Zaanstad Beraad een presentatie gegeven over de organisatieontwikkeling.

2.

Tezamen met bovengenoemde prestentatie is een raadsinformatiebrief aan de raad aangeboden waarin de raad over de aanbevelingen uit het rekenkamer rapport wordt geinformeerd.

a. Maak een keuze over de mate waarin bezwaren informeel zullen worden afgehandeld en draag deze keuze uit via de gemeentelijke informatiekanalen.

b. Stel een jaarverslag ‘bezwaren en beroepen’ beschikbaar aan de raad. (Toezegging college: verslag komt in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.)

Wikkel bezwaren met behulp van de informele methode systematisch en procesmatig af, wees gericht op leren en leg gesprekken en afspraken met bezwaarmaker vast.

Investeer in de informele methode door training van personeel, zorg dat de methode ook wordt toegepast en gun de methode tijd om zich te bewijzen.

Zorg dat een andere ambtenaar dan die bij het oorspronkelijke besluit betrokken was, het eerste contact legt met een bezwaarmaker om op die wijze een onbevangen gesprek te creëren.

Beschouw een bezwaar enkel als ingetrokken, wanneer de bezwaarmaker hier per email of post mee akkoord is gegaan.

Richt de organisatie zo in dat onrechtmatigheden (bijv. overschrijding wettelijke termijn) snel worden gesignaleerd en voor zover mogelijk worden hersteld en in de toekomst voorkomen.

1.

a. Informele methode wordt voor alle bezwaren toegepast en hierover wordt in de individuele zaken met de bezwaarmaker gecommuniceerd. Communicatie op website etc. moet nog plaatsvinden. Planning : koppelen aan mogelijkheid indienen digitaal bezwaarschrift ( 2^e helft 2015).

b. Informatie over de afhandeling van bezwaren en beroepen wordt jaarlijkse opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

2.

Afspraken met bezwaarmaker worden schriftelijk vastgelegd.
Informele methode wordt in nieuwe applicatie Mozard systematisch en procesmatig vastgelegd. Implementatie 2^e kwartaal 2015.

3.

Training van personeel wederom in 2015, methode wordt dagelijks toegepast (bellen bij ieder bezwaarschrift dat binnen komt), kennis en ervaring wordt onderling uitgewisseld.

4.

5.

Wanneer een bezwaarmaker mondeling heeft aangegeven zijn bezwaar in te trekken dan wordt dit schriftelijk bevestigd.

6.

Bezwaarschriften worden in de meeste gevallen binnen de beslistermijn afgehandeld.
De toepassing van de informele methode helpt daarbij omdat sneller duidelijk is wat er speelt en het aantal ingetrokken bezwaarschriften toeneemt. In de applicatie Mozard wordt het mogelijk om nog strakker te sturen op beslistermijnen.

Stel de gemeenteraad in de gelegenheid om haar wensen en zienswijze kenbaar te maken over de eventuele voorgenomen wijzigingen in de uitvoeringsregels voor omzetting van het recht van erfpacht naar vol eigendom.

Informeer erfpachters persoonlijk over wijzigingen in de uitvoeringsregels of de parameters met ingrijpende gevolgen voor de erfpachters en verbeter de informatievoorziening op de website over de erfpacht.

1.

De evaluatie ‘omzetten erfpacht’ is in december 2014 voor een zienswijze aangeboden aan de gemeenteraad.

2.

De informatievoorziening over erfpacht op de website van de gemeente Zaanstad is aangepast

Breng de huidige constructie (via een gemeenschappelijke regeling en met verstrekkende garanties en verplichtingen) inclusief de keuzes en afwegingen die hieraan ten grondslag lagen, helder in kaart en zorg dat deze kennis behouden blijft.

Breng in overleg met de andere aandeelhouders de constructie in lijn met de publieke taak en maak daarbij duidelijke keuzes en afwegingen.

Ga na in hoeverre de constructie in strijd is met relevante regels en pas indien nodig de constructie aan.

Stel een informatieprotocol op dat is gericht op bewuste invloedmomenten van de stakeholders.

Evalueer de verbonden partij en zorg daarbij voor een exit-strategie.

Bespreek het onderzoek in de AvA van HVC.

1.

In februari 2015 is afgesproken om in AIJZ verband dit punt op te pakken. Dit punt komt namelijk in het rekenkamer rapport terug bij alle vier aan AIJZ deelnemende gemeenten.  De gemeente Velsen is ambtelijke trekker hiervan. Gereed; medio 2015.

2.

Deze aanbeveling is deels reeds in behandeling door HVC op verzoek van de aandeelhouders. In de AvA van december 2014 is namelijk  besloten de mogelijkheden te onderzoeken om de financiering van HVC te herstructureren. In dit kader komen de hoofdelijke garantsteling en de risico’s die hieraan mogelijk verbonden zijn  ook  aan de orde. De uitvoering van een deel van deze aanbeveling, namelijk om te onderzoeken of HVC constructie de meest effectieve en efficiënte vorm is om de publieke taak van afvalverwerking te verwezenlijken, wordt dit jaar opgepakt in het kader van de bestuursopdracht Gereed; december 2015.

3.

Deze aanbeveling is reeds in de uitvoering. In de AvA van december 2014 is  besloten om dit door HVC op te laten pakken. Gereed; december 2015.

4.

Deze aanbeveling is in de uitvoering. In de AvA van december 2014 is ingestemd met een voorstel van HVC voor gerichte informatie aan stakeholders voor en na de AvA; een voorstel om periodiek een voortgangsrapportage te leveren, wordt ook dit jaar uitgewerkt en in het informatieprotocol vervat.

5.

Deze aanbeveling wordt opgepakt in het kader van de bestuursopdracht. Gereed; december 2015.

6.

Op onderdelen staat dit onderwerp regelmatig ook dit jaar op de agenda van HVC en AIJZ.

1

Richt het beheer in van de dossiers voor inhuur derden.*

2

Stel vast of de EU-aanbestedingsgrenzen niet zijn overschreden bij het huren van zalen bij Inntel hotels in de periode 2010-2013.

3

Maak voor uitgaande subsidies voorafgaande aan de tussentijdse bestuursrapportages een aansluiting tussen Verseon en OneWorld en verklaar eventuele verschillen.*

4

Breng dossiervorming bij inkomende subsidies op orde (o.a. opbouwen centraal subsidieregister, formuleren richtlijnen voor registratie en monitoring van subsidievoorwaarden).

5

Onderzoek in het licht van de notitie uit september 2013 van de commissie BBV de juistheid van de waardering van het vastgoed, in het bijzonder die van Ebbehout en Bannehof.

1.

2.

3.

4.

5.

Het Stadskantoor (Ebbehout) is voor de laatst getaxeerde waarde in de jaarrekening 2013 opgenomen. Hierbij was het nodig om een extra afschrijving te doen. Het Bannehof was al juist opgenomen.

Ga voor de waardering van het complex Inverdan na of het realistisch is uit te gaan van een langere looptijd, een lagere prijs per m2 GBO voor appartementen en van een lager indexcijfer aan de opbrengstenzijde.

Ga voor de waardering van het complex Hoogtij na of het realistisch is uit te gaan van een langere looptijd, een lagere grondprijs en een lager indexcijfer aan de opbrengstenzijde.

Pas de inrichting van het proces inkomende subsidies zodanig aan dat de besteding van de subsidies gedurende de bestedingstermijn actief wordt gemonitord.

1.

De grondexploitatie Inverdan (14.2) is aangepast op fasering en programma

2.

De grondexploitatie Hoogtij is aangepast en wordt in 2015 voor herziening aan de gemeenteraad voorgelegd.

3.

Een project waarbij het proces opnieuw is ontworpen en rollen en verantwoordelijkheden zijn toegekend is afgerond. De implementatie in een nieuw systeem waarlangs eenvoudiger de monitoring kan plaatsvinden loopt nog.

Heroverweeg de wens en de noodzaak van meerjarige subsidieafspraken.

Vraag instellingen in hun verantwoording (jaarverslag) een duidelijk overzicht op te nemen van afgesproken prestatie – geleverde prestatie – verklaring bij afwijking.

Geef opdracht tot het uitvoeren van een onderzoek naar de meeste optimale vorm(en) van sturen en beheersen van gesubsidieerde instellingen.

Stel een sanctiebeleid op, waarin wordt vastgelegd welke sancties de gemeente neemt indien de gesubsidieerde instelling afspraken niet nakomt.

Heroverweeg de noodzaak van de verklaring over de prestaties door een accountant in het controleprotocol.

Stel de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de proceseigenaar vast.

Borg dat bij het opstellen van nieuw beleid gebruik wordt gemaakt van de Zaanse beleidscyclus.

Richt het proces ‘Ontwikkelen subsidieregeling’ in, zodat beleidsregels op een eenduidige manier tot stand komen.

Geef vervolgens opdracht aan de lijn om de beleidsregels aan te scherpen of, bij het ontbreken hiervan, op te stellen.

Vereenvoudig het proces voor kleine subsidies tot € 5.000 (zodra de beleidsregels concreet zijn) door het subsidiebureau de kleine subsidies geheel zelfstandig te laten afhandelen.

Maak de proceseigenaar expliciet tot opdrachtgever van het breed subsidieoverleg. Maak afspraken over status en rol van het breed subsidieoverleg en communiceer die afspraken.

Uniformeer de juridische en financiële controles in het proces.

Voer in het breed subsidieoverleg een procesbrede inventarisatie van klachten en wensen t.a.v. registratiesysteem ‘Verseon’ uit. Houd hierbij rekening met de komst van Mozard.

Laat in QlikView een dashboard maken van prestatie indicatoren waarmee het subsidieproces kan worden beheerst.

Inventariseer de opleidingsbehoeften t.a.v. subsidierecht, -proces en -systeem. Maak vervolgens een opleidingsplan.

1.

Het college heeft besloten eenjarige subsidieafspraken aan te gaan, tenzij.

2.

3.

4.

Is per 1 januari 2014 door het college vastgesteld.

5.

In de nieuwe ASV en in de inrichting van het proces uitgaande subsidies is dit gebeurd.

6.

Meegenomen bij de herinrichting van het proces

7.

Meegenomen bij de herinrichting van het proces

8.

9.

10.

In de nieuwe ASV en in de inrichting van het proces uitgaande subsidies is dit gebeurd.

11.

Komt voort uit de herinrichting van het nieuwe proces. Een stuurgroep met proceseigenaar en procesbeheerder en verantwoordelijken vanuit de lijn is opgericht.

12.

In de nieuwe ASV en in de inrichting van het proces uitgaande subsidies is dit gebeurd.

13.

Wordt meegenomen in periodiek overleg gebruikersgroep

14.

Implementatie via nieuw systeem Mozard is afgerond. Ontsluiting gegevens gerealiseerd.

15.

Scholing is inmiddels ingezet. Expertisebijeenkomst is gehouden

1

Laat het DO een besluit nemen om de Zaanse beleidscyclus daadwerkelijk (verplicht) toe te passen.

2

Hanteer bij het opstellen van de programmabegroting de ‘Handleiding meetbare (SMART) doelstellingen’.

3

Leg in de programmabegroting de relatie tussen effectdoelstellingen en prestatiedoelstellingen duidelijk vast.

1.

Er moet opnieuw gekeken worden of de huidige Zaanse beleidscyclus nog wel voldoet nu beleid meer en meer tot stand komt door middel van co-creatie met maatschappelijke partijen, vaak in meerdere, kort-cyclische ontwikkelstappen.

2.

De handleiding is meegestuurd met de richtlijn voor de begroting 2015.

3.

In de begroting 2015 zijn doelenbomen opgenomen, waarin de relatie tussen de effect- en prestatiedoelstellingen zichtbaar is gemaakt.

1

Toets bij nieuw of aangepast beleid, waarbij subsidies een instrument zijn om de doelen te realiseren, of er uit de beleidsnota blijkt dat er een evaluatie is uitgevoerd.

2

Maak evaluaties over de effectiviteit van subsidies onderdeel van de evaluaties van het beleidsveld / cluster van beleidsvelden. Zet hiervoor o.a. evaluaties (tijdig) op de beleidsagenda en zorg ervoor dat alle beleidsvelden om de 4 jaar op de beleidsagenda staan.

3

Pas de Zaanse beleidscyclus toe.

4

Stem alleen in met nieuw beleid wanneer de randvoorwaarden zijn ingevuld om het beleid in de toekomst te (kunnen) evalueren (zie ook # 7).

5

Stimuleer gezamenlijk leren. Diverse ontwikkelingen kunnen aanleiding geven om te evalueren. De evaluaties stimuleren het lerend vermogen van de organisatie. Stimuleer dit onder andere door het werken met multidisciplinaire projectteams.

6

Richt op SharePoint een pagina in met tools die bij evaluaties gebruikt kunnen worden (zie auditrapport, paragraaf 4.4).

7

Borg per beleidsveld de randvoorwaarden om te kunnen evalueren (aanwezigheid onderbouwde beleidstheorie, SMART doelstellingen voor prestaties en effecten, uitvoering nulmetingen, inrichting monitoringsysteem bij subsidies gericht op gedragsverandering).

8

Leg afspraken over de uitvoeringen van evaluaties vast in afdelingsplan / RGA’s.

9

Zet evaluaties periodiek op de agenda bij werkoverleg.

10

Ondersteun het gezamenlijk leren in de lijn.

11

Borg de uitvoering van de kwaliteit van de evaluaties. Voer intern het gesprek over de werking van de beleidstheorie en de resultaten van de evaluatie. Vervul hierbij een kritische rol.

1.

Is nu staande praktijk.

2.

Is nu staande praktijk, waarbij de vorm (zelfstandige evaluatie of als onderdeel van de herijking van vigerend beleid) en de frequentie door het onderwerp worden bepaald.

3.

Is nu staande praktijk.

4.

Is nu staande praktijk.

5.

Is nu staande praktijk.

6.

Is nog onderhanden maar vormt geen harde belemmering voor de praktijk van evalueren.

7.

Is nu staande praktijk.

8.

Waar van toepassing is dit onderdeel van de RGA-afspraken.

9.

Leren is een vast onderdeel van de werkwijze van afdelingen.

10.

In de nieuwe control-organisatie moeten afspraken worden gemaakt over de rol van de controller bij de evaluatie van subsidies of meer in het algemeen, bij beleidsevaluaties. Controllers zijn op dit moment nog niet de aanjager om gesprekken over de werking van de beleidstheorie en de resultaten uit evaluaties te borgen.

11.