Jaarverslag De organisatie heeft zich in 2014 verder ontwikkeld om ook in de toekomst de opgaven in de samenleving aan te kunnen. De gemeente heeft de beweging ingezet ‘van zorgen voor naar zorgen dat’, waarbij de Zaanse samenleving meer ruimte krijgt om haar eigen leefomgeving in te richten en te beheren. Centrale opdrachten voor de organisatie zijn enerzijds het goed inrichten van relaties met de Zaanse samenleving (stad en inwoners) en anderzijds een meer effectieve en efficiëntie inrichting van de uitvoering (basisvoorzieningen). Dat vraagt om andere rollen. Met de reorganisaties is de structuur vormgegeven om te komen tot die andere manier van werken. Organisatiebreed dragen nieuwe kerncompetenties en ontwikkelafspraken met leidinggevenden bij aan de ontwikkeling van medewerkers in hun veranderende rol. Dit wordt ondersteund door een eigen opleidingsaanbod en mogelijkheden voor aanvullende training. Leidinggevenden hebben het afgelopen jaar de training voor competentiemanagement afgerond en er is gestart met een leiderschapstraject. Dit alles om hen in hun voortrekkersrol te versterken.
Qua organisatiedoelstellingen is een aantal resultaten te melden. Voorbeelden zijn het Zaanlab en een nieuw Sociaal Kader dat voor langere periode is vastgesteld. Daarnaast is de overgang naar het functiewaarderingssysteem HR21 ingezet en is hiervoor het voorbereidende werk uitgevoerd. Verder heeft de gemeente een nieuw multi-service contract voor facilitaire diensten afgesloten. Het nieuwe contract heeft geleid tot een gunstige prijs en een bijdrage aan inkoopdoelstellingen, zoals sociaal rendement (SROI), duurzaamheid en fair trade.
Als gevolg van de meerjarige bezuinigingen is een krimp van de organisatie zichtbaar. Het aantal formatieplaatsen is afgenomen en de bezetting is gedaald. Het aantal boventalligen is licht gestegen en de organisatie streeft ernaar om iedereen van werk naar werk te begeleiden. In het aantal openstaande vacatures ligt een deel van de oplossing. De hoogte van de inhuurkosten is te verklaren doordat 2014 veel heeft gevraagd van de organisatie. Alle inspanningen zijn erop gericht geweest om de continuïteit van bedrijfsvoering te waarborgen tijdens drie grote reorganisaties en om tijdig klaar te staan voor de zorgtaken ten aanzien van de drie decentralisaties.
Bijdrage aan organisatiedoelstellingen
Langs vijf speerpunten heeft de gemeente gewerkt aan de ontwikkeling van de organisatie:
- wendbaarheid van de organisatie;
- aantrekkelijk werkgeverschap;
- efficiënte bedrijfsvoering;
- toegankelijke organisatie;
- investeren in, en beschermen van bedrijfskapitaal en medewerkers.
Een wendbare organisatie
Het Rekenkameronderzoek naar de organisatieontwikkeling concludeert dat de wendbaarheid van de organisatie is vergroot, onder meer door de relatief eenvoudige samenvoeging van twee domeinen (Openbare ruimte, Dienstverlening en Veiligheid). Daarnaast concludeert de rekenkamer dat medewerkers zich meer bewust zijn van de behoefte aan wendbaarheid en flexibiliteit.
Cultuurtraject
In 2014 heeft de Hogeschool van Amsterdam bij de gemeentelijke organisatie van Zaanstad een cultuuronderzoek afgerond. De uitkomst laat zien dat Zaanstad een effectieve cultuur heeft, gegeven de organisatieopgaven. Er is bij medewerkers als leidinggevenden een gedeeld besef van de urgentie om te veranderen. De adviezen uit het onderzoek vertalen wij in 2015 naar uitvoeringsplannen.
Een voorbeeld voor de wendbare organisatie is het Zaanlab. Dit is een intern platform voor en door medewerkers. In het Zaanlab delen collega’s experimenten en dilemma's uit de praktijk met elkaar. Dit ondersteunt de organisatie bij de ontwikkeling naar een andere rol en andere manier van werken.
Strategisch opleidingsplan
De veranderende rol van de overheid ten opzichte van inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties vraagt dat medewerkers steeds vaker als verbinder, netwerker, en procesbegeleider werken. Halverwege 2014 zijn de ambities van de organisatie vertaald in een strategisch opleidingsplan om medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren in hun ontwikkeling. De stip op de horizon is dat er leerlijnen ontwikkeld worden voor alle belangrijke functiegroepen en dat deze makkelijk gevonden kunnen worden en digitaal beschikbaar zijn.
Nieuw functiehuis
In 2014 heeft de organisatie voorbereidingen getroffen voor een nieuw functiehuis. Het bestaande functiehuis met meer dan 450 verschillende functiebeschrijvingen belemmert de organisatie in haar ontwikkeling naar meer wendbaarheid. In 2015 gaat de gemeentelijke organisatie van Zaanstad over op een nieuw functiehuis met circa zeventig functiebeschrijvingen. Gekozen is voor het functiehuis HR21, het sectorale functiewaarderingssysteem van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Hiermee geeft Zaanstad tevens invulling aan cao-afspraken die in dit kader zijn gemaakt.
Aantrekkelijk werkgeverschap
In 2014 is een nieuw Sociaal Kader vastgesteld dat van kracht is tot 1 januari 2017. De keuze voor een langere looptijd geeft de organisatie en medewerkers rust in een periode van veel ontwikkelingen.
Rondom arbeidsvoorwaarden en in het bijzonder de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
zijn nieuwe afspraken gemaakt. Hierdoor is een groot deel van de bezuiniging van 600.000 euro op jaarbasis bereikt, zonder dat dit heeft geleid tot een extra opgave voor de organisatie.
Ruimte voor ambitie
Zaanstad wil medewerkers de ruimte geven om zich te ontwikkelen. In 2014 heeft de gemeente meegewerkt aan een digitaal platform voor de uitwisseling van tijdelijke werkzaamheden met andere overheidsorganisaties in de regio. Hierdoor hebben medewerkers de mogelijkheid werkzaamheden bij andere organisaties te verrichten. Dit levert een bijdrage aan de ontwikkeling en het netwerk van onze medewerkers.
Werving
Werving via sociale media wordt een steeds belangrijker communicatiemiddel op de arbeidsmarkt. In 2014 heeft Zaanstad daarom een carrièrepagina op Linkedin geactiveerd en inmiddels meerdere vacatures geplaatst. Daarnaast werkt de gemeente aan het opbouwen van een netwerk van potentieel toekomstige medewerkers.
Stagiaires en trainees
Om jongeren kennis te laten maken met Zaanstad als aantrekkelijke werkgever heeft het stagebureau (voor en door stagiaires) zich in 2014 actief ingezet op het bij elkaar brengen van vraag en aanbod. Dit heeft 62 stageplekken opgeleverd.
Gebleken is dat het traineeship Metropoolregio Amsterdam een effectief instrument is om hoogopgeleid talent te werven. Na het succesvol doorlopen van het traject hebben vijf trainees een reguliere functie binnen de organisatie gevonden. Naast het neerzetten van de overheidsorganisaties binnen de Metropoolregio versterkt de traineepool ook de samenwerking binnen de regio.
Een efficiënte bedrijfsvoering
Investering in systemen en processen in primaire processen
Burgers en bedrijven kunnen steeds meer producten en diensten digitaal aanvragen en afhandelen. Voorbeelden zijn een subsidie aanvraag, een Wob-verzoek of klacht. Door de digitalisering is het in- en uitgaande postvolume in 2014 aanzienlijk gedaald. De gemeente brengt het postvolume nog verder terug door de resterende (post)processen zoveel mogelijk te digitaliseren. Deze digitalisering maakt de processen beter stuurbaar en levert bovendien een kostenbesparing op.
Contract- en bestelmanagement
De gemeente heeft een nieuw proces ontworpen voor de hele keten van contracteren, bestellen en betalen. Hierin zijn de contractrollen gedefinieerd. Het nieuwe proces is gekoppeld aan het financieel systeem. De organisatie kan hierdoor efficiënter werken en daarnaast draagt het bij aan het verder verbeteren van de betaaltermijnen van facturen.
Multi-service contract voor facilitaire diensten
De gemeente heeft na een aanbestedingsprocedure een multi-service contract voor consumptieve diensten afgesloten. Hieronder vallen risicobeheersing, schoonmaken, reststoffen en facilitair management. Deze diensten worden niet alleen afgenomen door de gemeente Zaanstad, maar ook door verbonden partijen zoals de Omgevingsdienst en de Veiligheidsregio Zaanstreek Waterland. Het behaalde resultaat is een goedkoper contract, een hoog percentage op sociaal rendement (SROI), gebruik van duurzame producten en introductie van fairtradeproducten in het bedrijfsrestaurant.
Regionale samenwerking
Eén van de doelen van regionale samenwerking is kostenefficiëntie. Een voorbeeld waar dit tot stand is gekomen is de inrichting van enkele ICT-diensten voor de Veiligheidsregio Zaanstreek Waterland. Daarnaast zijn ICT-diensten ingericht voor de externe partijen die voor de gemeente Zaanstad de SWT’s en Jeugdteams bemensen.
In 2014 heeft de ambtelijke organisatie met de OVER gemeenten gesproken over samenwerking op het vlak van financiële administratieve processen.
Bestuurlijk besluitvormingsproces
Zaanstad heeft haar bestuurlijke besluitvormingsproces gedigitaliseerd. Voorstellen voor het bestuur worden volledig digitaal opgesteld, geparafeerd en aan B en W aangeboden. Vervolgens wordt de besluitvorming gearchiveerd dan wel digitaal doorgezet naar de griffie.
Een toegankelijke organisatie
Betrouwbaarheid van informatiesystemen
De digitalisering van werkprocessen maakt de organisatie steeds afhankelijker van goed functionerende informatiesystemen. In het eerste kwartaal van 2014 is de migratie van Windows XP naar Windows 7 afgrond. Verder heeft de gemeente geïnvesteerd in belangrijke databasesystemen, het uitbreiden van de capaciteit van het zaaksysteem en het inrichten van een moderne back up-oplossing voor bedrijfskritische informatie. De investeringen en verbeteringen die de afgelopen jaren zijn doorgevoerd, hebben ertoe geleid dat de informatiesystemen in 2014 stabiel en betrouwbaar hebben gefunctioneerd.
Informatieveiligheid
Het streven naar een toegankelijke organisatie vraagt om een veilige gegevensuitwisseling. Door toenemende dreigingen en kwetsbaarheden en door verdergaande digitalisering en koppelingen van informatiesystemen, is er voortdurend sprake van informatieveiligheidsrisico’s.
Eén van de maatregelen die Zaanstad hiertegen genomen heeft, is het vaststellen van de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten (BIG) als basisnormenkader voor informatieveiligheid. Daarnaast is Zaanstad aangesloten bij de informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).
Investeren in en beschermen van bedrijfskapitaal en medewerkers
Opleidingen en trainingen
Het opleidingsbudget heeft de gemeente voor 1,1 miljoen besteed aan afdelings-, groeps- of individuele scholingstrajecten die samenhangen met ontwikkelingen in de wettelijke regelingen, vak-/functiegerichtheid of loopbaanontwikkeling. Daarnaast heeft Zaanstad € 230.000 besteed aan opleidingen met een concernbreed karakter, de Zaanse School. Een deel hiervan is bestemd voor employability, zoals onder andere het Talent Ontwikkelprogramma (TOP) Zaanstad en de regionale traineepool.
Voorts is het budget besteed aan trainingen, cursussen en e-learningmodules van de Zaanse school. Dit opleidingsaanbod heeft een concernbreed karakter op het gebied van beleid/besluitvorming, projectmatig werken, integriteit, instroom, financiën en dergelijke, maar omvat ook het ingezette leiderschapstraject en de activiteiten rond de Summerschool.
Arbeidsomstandigheden
In 2014 heeft de arbodienst ArboNed een start gemaakt met het Risico Inventarisatie & Evaluatie-onderzoek. De resultaten zijn in 2015 beschikbaar. Daarnaast heeft Arbo Ned in 2014 in opdracht van Zaanstad een onderzoek uitgevoerd naar de arbostructuur.
Ziekteverzuim
De doelstelling was het ziekteverzuimpercentage in 2014 te verlagen naar het streefcijfer 5,3%, gebaseerd op de Gemeentelijke Verzuimnorm 2013. Deze doelstelling is met een gerealiseerd verzuimpercentage van 5,1% gehaald. De daling van het verzuim is met name terug te zien in het kort (< 7 dagen) en lang verzuim (>42 dagen). Daarnaast is ook de meldingsfrequentie per medewerker gedaald van 1,3 meldingen in 2013 naar 1,2 meldingen in 2014.
Door toenemende aandacht voor het zoeken naar tijdelijk en passend werk voor re-integrerende medewerkers heeft het management in 2014 in een eerder stadium terugkeer in het werkproces gerealiseerd. Het management zet de aandacht voor een duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers en aanpak van ziekteverzuim voort .
Control en financieel beheer
De dynamiek voor de control organisatie was ook in 2014 groot. Voorbeelden zijn: de Wet Markt en Overheid, de drie decentralisaties, discussies over alle verdeelmodellen van rijksbudgetten, het sturen op EMU-saldi, nieuwe richtlijnen voor derivaten et cetera. De verwachting is dat deze dynamiek zich ook in 2015 doorzet. Voor het komend jaar komen er nieuwe eisen via het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), komt er een vennootschapsbelasting overheidsbedrijven, zullen verdeelmodellen worden aangepast et cetera. Dit vraagt om een controlorganisatie die dit aankan. Vanaf 2014 heeft de gemeente daarom de decentrale bedrijfsbureaus geconcentreerd in een sector Business control. In 2014 heeft Zaanstad actief deelgenomen aan externe netwerken om te kijken wat dit betekent voor de bedrijfsvoering. Daarnaast zijn verschillende controlarrangementen ontwikkeld.
Audit
Het toezicht van de AFM op accountantsorganisaties is door verschillende schandalen verscherpt. Dat vertaalt zich in de praktijk ook naar strengere eisen die de accountants stellen aan de interne audits bij de gemeenten. Op dit moment is er nog veel onduidelijkheid over de interpretatie van nieuwe richtlijnen en de partij die de kosten moet dragen. In 2014 kon de accountant steunen op de interne controles die de gemeente heeft uitgevoerd. Onduidelijk is nog of dat met de aangescherpte richtlijnen van de accountancy in 2015 nog steeds kan.
Prestaties op bedrijfsmiddelen
Capaciteit
Formatie en bezetting | Rekening 2013 | Begroting 2014 | Rekening 2014 |
Toegestane formatieplaatsen (in fte’s) | 1.238 | 1.205 | 1.199 |
Werkelijke bezetting (in fte’s) (incl. boventalligen) | 1.140 | 1.159 | 1.079 |
Openstaande vacatureruimte (in fte’s) (toegestaan minus werkelijk) | 98 | 46 | 120 |
Aantal personeelsleden (incl. boventalligen) | 1.238 | 1.259 | 1.181 |
Aantal boventalligen | 2 | 0 | 13 |
Vaste contracten (in % van de bezetting) | 80,6% | - | 77,5% |
Tijdelijke contracten (in % van de bezetting) | 9,0% | - | 8,0% |
Externe inhuur (in % van de bezetting) | 10,5% | - | 14.5% |
Externe inhuur en advies (in % van het capaciteitsbudget) | 15,8% | - | 16,6% |
Instroom, doorstroom en uitstroom | |||
Percentage instroom | 4,0% | 3,0% | 6,0% |
Percentage doorstroom | 4,4% | - | 3,5% |
Percentage uitstroom | 5,8% | 8,5% | 10,0% |
Ziekteverzuim | |||
Ziekteverzuim | 5,2% | 5,3% | 5,1% |
Formatieontwikkelingen
De toegestane formatie is van 1.238 fte in 2013 verlaagd naar 1.199 fte in 2014, een reductie van 39 fte. Een daling is ook zichtbaar in de werkelijke bezetting, deze is gedaald met 61 fte. De daling is het gevolg van reeds in de Burap gemelde organisatiewijzigingen, waardoor de formatie in 2014 is verlaagd met 22 fte. Tevens is binnen het domein Openbare ruimte, Veiligheid en Dienstverlening de bezetting afgenomen, als gevolg van het beëindigen van tijdelijke contracten.
Eind 2014 komt het verschil tussen formatie en bezetting uit op 120 fte. Dit betekent niet automatisch dat er ruimte is om daadwerkelijk voor die omvang vacatures in te gaan vullen. Sturing vindt plaats op het totaal van het capaciteitsbudget. Dat bevat een aantal componenten, te weten: het salarisbudget (loonbetaling en sociale lasten), kosten van inhuur derden en advieskosten.
Op grond van dit beleid wordt de openstaande vacatureruimte ook ingezet ten behoeve van inhuur van capaciteit bij piekbelasting, specialistische kennisbehoefte en het opvangen van loonkosten die het normbedrag overstijgen. Dit speelt in situaties waarbij de eindschaal is bereikt en in sommige gevallen rechten bestaan op een uitloopschaal.
In-, door- en uitstroom
De uitgevoerde reorganisaties hebben invloed gehad op de interne doorstoom. Bij een aankomende reorganisatie worden minder vacatures opengesteld. Bij net afgeronde reorganisaties is er minder snel een behoefte om te solliciteren en richten medewerkers zich eerder op het inwerken in hun nieuwe rol en taak. In 2014 zijn er ongeveer 85 vacatures opengesteld, waarvan 41 door interne medewerkers en boventalligen zijn ingevuld.
Ten opzichte van het totaal aantal personeelsleden is de uitstroom in 2014 uitgekomen op 10%. De voornaamste redenen zijn vertrek op eigen verzoek (54), beëindiging van het tijdelijk dienstverband (39) en pensioneringen (13). Met name in het domeinen Openbare Ruimte, Dienstverlening en Veiligheid zijn -vooruitlopend op de verwachte reorganisatie- tijdelijke dienstverbanden beëindigd.
Boventalligen en voorziening
De reorganisaties van het afgelopen jaar hebben ertoe geleid dat 21 medewerkers boventallig zijn verklaard. Met de twee boventalligen uit 2013 komt het totaal uit op 23 boventalligen. Ultimo 2014 resteren nog dertien boventalligen, omdat door wederzijdse inspanningen medewerkers op een andere functie, binnen of buiten Zaanstad, zijn gekomen. Met zeven boventalligen zijn voor 2015 afspraken gemaakt over in- of externe detachering. Hierdoor kunnen zij hun kennis en expertise vergroten en is de kans op mobiliteit groter.
De salariskosten van boventallige medewerkers komen ten laste van de voorziening boventalligen personeel. In 2014 betrof dit een bedrag van € 1,1 mln. De voorziening is voor de komende jaren opnieuw geactualiseerd en aangevuld met ca. € 0,8 mln.
Toelichting op het capaciteitsbudget
Zaanstad maakt gebruik van een zogenoemde flexibele schil. De flexibele schil (tijdelijke aanstellingen en inhuur van derden) geeft de mogelijkheid om bij piekbelasting, specialistische kennisbehoefte of vacatureruimte snel capaciteit te kunnen inzetten.
Het capaciteitsbudget omvat de componenten salarisbudget (loonbetaling en sociale lasten), kosten van inhuur derden en advieskosten. Zaanstad stuurt op het totaal van het capaciteitsbudget. Alvorens in te huren toetst de organisatie eerst of zij het capaciteit- en/of kennisknelpunt binnen de organisatie kunnen oplossen. Het verschil tussen begrote inhuur en de gerealiseerde inhuur wordt gedekt uit de vacatureruimte op het salarisbudget.
Kosten capaciteit (bedragen x € 1.000) | Rekening 2013 | Begroting 2014 | Rekening 2014 |
Salariskosten personeel | 76.373 | 77.475 | 74.180 |
Kosten personeel van derden / inhuur | 11.914 | 6.718 | 13.652 |
Kosten adviesbureaus | 2.461 | 1.293 | 1.074 |
Totaal capaciteitskosten | 90.748 | 85.486 | 88.906 |
Toelichting capaciteitskosten
De totale capaciteitskosten zijn € 3,4 mln. hoger uitgekomen dan de stand van de begroting 2014. Er is echter geen sprake van een tekort omdat hiervoor dekking is. De dekking betreft € 2,0 miljoen uit het transitiebudget drie decentralisaties, € 0,3 miljoen uit het hervormingsbudget en € 1,1 miljoen uit de voorziening boventalligen. Overigens is er een gering verschil ten opzichte van de eindejaarsprognose, die is afgegeven bij de najaarsrapportage (€ 87.547). Het beeld was toen dat de integrale capaciteitskosten wat lager zouden uitvallen.
Salariskosten
De daling van de salariskosten is het gevolg van de reorganisaties en bezuinigingen, waarvan de effecten zichtbaar zijn bij Openbare Ruimte, Veiligheid en Dienstverlening en Stedelijke Ontwikkeling. Tegenover de daling bij deze twee domeinen is een incidentele stijging zichtbaar in het domein Maatschappelijke Ontwikkeling.
Personeel van derden inhuur
De hoogte van de inhuurkosten ten opzichte van 2013 is te verklaren vanuit de grote opgave voor de organisatie in 2014. Vooral het waarborgen van de continuïteit van bedrijfsvoering tijdens drie grote reorganisaties en het tijdig klaarstaan voor de nieuwe zorgtaken vanuit de drie decentralisaties vroeg veel extra inspanning. Een belangrijk deel van de inhuur wordt bekostigd uit de vacatureruimte op het salarisbudget en dekking vanuit reserves, investeringen en grondexploitaties. Dit is eerder bij de najaarsnota toegelicht.
Bij aanvragen tot inhuur toetst de organisatie eerst centraal of eigen medewerkers het capaciteit- en/of kennisknelpunt binnen de organisatie kunnen oplossen. Zo bespaart de gemeente op kosten inhuur en krijgen medewerkers de kans elders ervaring op te doen.
Informatie en Communicatie Technologie
Exploitatie | Begroting 2014 | Rekening 2014 |
Capaciteit | 4.767.539 | 4.696.367 |
Overige kosten | 9.122.866 | 8.982.901 |
Totaal | 13.890.405 | 13.679.268 |
Investeringen | ||
ICT | 496 | 509 |
Er is sprake van een lichte onderbesteding van de capaciteit- en exploitatiekosten voor ICT. Het capaciteitsbudget is niet volledig benut, omdat enkele vacatures pas in de loop van 2014 zijn vervuld. Het exploitatiebudget is niet volledig benut omdat in 2014 minder kosten zijn gemaakt voor het uitvoeren van software updates en upgrades. Deze kosten variëren van jaar tot jaar. De investering in ICT is iets hoger dan begroot. In de begroting is geen rekening gehouden met het activeren van de kosten voor aanschaf van licenties voor een systeem voor digitalisering van het contract- en bestelproces.
Facilitaire diensten (exclusief vastgoed)
Exploitatie | Begroting 2014 | Rekening 2014 |
Capaciteit | 3.377.949 | 3.420.680 |
Overige kosten | 5.500.559 | 5.244.211 |
Totaal | 8.878.508 | 8.664.892 |
Investeringen | ||
FZ | 269 | 280 |
De verschillen tussen de begroting na wijziging en de realisatie zijn beperkt. De onderbesteding op de overige kosten komt voort uit het succes van de versobering op facilitaire diensten. Medewerkers uit de gehele organisatie hebben er gezamenlijk voor gezorgd dat hier minder een beroep op werd gedaan. Denk hierbij aan papierverbruik, vergaderzalen, lunches, et cetera.
Integriteit
In 2014 voldoet Zaanstad geheel aan de modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie, een uitwerking van de integriteitseisen zoals vermeld in de Ambtenarenwet. In 2014 zijn na de gemeenteraadsverkiezingen voor het eerst kandidaat-wethouders gescreend door een extern bureau om burgemeester en kandidaat-wethouders inzicht te geven in risico’s.
Overige acties en resultaten van het integriteitsbeleid in 2014:
- Commissie
In 2014 is de commissie Integriteit vier keer bijeengeweest. In deze vergaderingen is onder meer gesproken over het screenen van kandidaat-wethouders, het omgaan met geheime informatie en het screenen van bedrijven waarmee Zaanstad zaken doet.
- Ambtseed
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt geen aanstelling verleend. In 2014 zijn negen bijeenkomsten gehouden waarin 74 nieuwe ambtenaren bij een lid van de directie de ambtseed hebben afgelegd.
- Training
In 2014 zijn acht trainingen morele oordeelsvorming georganiseerd voor nieuwe ambtenaren. Deze training is gevolgd door 71 medewerkers. De training is een verplicht onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe ambtenaren.
- Nevenfuncties
Eind 2014 stonden 89 ambtenaren geregistreerd met een nevenfunctie waarvoor toestemming is gegeven.
- Vertrouwenspersonen
De vertrouwenspersonen hebben met zeven medewerkers gesprekken gevoerd over de onderwerpen arbeidsverhoudingen, ongewenst gedrag en integriteit.
- Meldingen
In 2014 zijn tien meldingen gedaan over een vermoeden van integriteitsschending.
Hiervan betreffen drie het lekken van informatie. Deze zijn wel onderzocht, maar dit heeft geen duidelijk beeld gegeven over hoe de informatie in de openbaarheid is gekomen.
Van de overige zeven zijn na onderzoek twee meldingen aangetoond. Het betrof het gedrag van een ambtenaar naar collega’s en het gebruiken van gemeentelijk eigendom voor een privédoel. De maatregelen die bij het geconstateerde plichtsverzuim zijn opgelegd, zijn een berisping met overplaatsing en een schriftelijke waarschuwing.
Bezwaar en Beroep
2013 | 2014 | |||||
Overzicht ingekomen en afgehandelde bezwaarschriften | aantal | Aantal gegrond | % | Aantal | Aantal gegrond | % |
Bezwaarschriften Ingekomen | 1.159 | 1.233 | ||||
Bezwaarschriften Afgehandeld | 1.145 | 247 | 21% | 1.272 | 278 | 22% |
Top vier 2014 afgehandelde bezwaarschriften | ||||||
WWB | 447 | 115 | 26% | 388 | 112 | 29% |
Handhaving | 73 | 6 | 8% | 186 | 25 | 13% |
Kapvergunning | 115 | 72 | 63% | |||
Omgevingsvergunningen | 117 | 3 | 2% | 98 | 5 | 5% |
WMO (alleen in 2013 in top 4) | 77 | 25 | 32% | |||
Afgehandelde beroepszaken | ||||||
Afgehandelde beroepszaken | 204 | 19 | 9% | 192 | 29 | 15% |
Top vier 2014 afgehandelde beroepszaken | ||||||
WWB | 85 | 10 | 12% | 82 | 16 | 20% |
Omgevingsvergunningen | 23 | 2 | 0% | 29 | 2 | 7% |
WMO | 10 | 3 | 0% | 7 | 1 | 14% |
Handhaving | 23 | 2 | 0% | 24 | 3 | 13% |
Het aantal bezwaarschriften is in 2014 toegenomen ten opzichte van 2013. De stijging wordt veroorzaakt doordat 81 bezwaarschriften zijn ingediend tegen één kapvergunning. Daarnaast is het aantal bezwaarschriften tegen handhavingsbesluiten op grond van de wegsleep-verordening gestegen. Dit betreft voornamelijk een stijging van het aantal bezwaarschriften tegen weggesleepte fietsen.
Het aantal WWB-bezwaren (388) en Wmo-bezwaren (34) is afgenomen.
In 2014 is de pilot informele bezwarenafhandeling gestart. Kort nadat het bezwaarschrift is binnengekomen, wordt er contact opgenomen met de burger die het bezwaarschrift heeft ingediend. Vervolgens bepalen burger en gemeente samen wat de beste methode is om het geschil op te lossen.
De nieuwe werkwijze is gestart in WWB- en Wmo-zaken en het is inmiddels een vaste werkwijze geworden in alle bezwaarschriften.
Het aantal bezwaarschriften blijft bij deze werkwijze hetzelfde. De winst zit in het persoonlijke contact met de burger die het bezwaarschrift heeft ingediend en in een snellere afhandeling van zijn bezwaarschrift. In 2014 is 41% van de bezwaren op deze informele wijze opgelost. Dat wil zeggen dat de bezwaren zijn ingetrokken of tot een nieuw besluit hebben geleid.
In 2014 is 53% van de bezwaarschriften afgehandeld zonder een formele hoorzitting omdat de bezwaarmaker in een informeel gesprek zijn verhaal heeft kunnen doen en heeft aangegeven dat een hoorzitting niet meer nodig is. In 2013 was dit 45%.
Claims
Hoewel het aantal schades aan gemeentelijke gebouwen als gevolg van vandalisme en waterschade iets toeneemt, zijn grote branden de gemeente afgelopen jaar wederom bespaard gebleven en neemt ook het aantal inbraakschades af. Het uitblijven van branden en vermindering van inbraken zou te maken kunnen hebben met toegenomen preventiemaatregelen. De schoolbesturen krijgen onder andere twee keer per jaar, voor de kerst- en zomervakantie, brand/inbraakpreventietips toegestuurd.
Klachtenmanagement
Het aantal klachten dat de gemeente ontvangt in 2014 bedraagt 615, dit is 129 meer dan in 2013. De belangrijkste verklaring voor deze stijging is dat de HVC per 1 januari 2014 een ruimere definitie hanteert dan daarvoor. Van de extra 129 klachten in 2014, komen er 103 van de HVC.
De meeste klachten betreffen onderwerpen als te weinig parkeerplaatsen in de openbare ruimte, parkeerboetes, verkeerd aangeboden huisvuil, uitkeringen en schulddienstverlening. De klachten gaan voornamelijk over de procedure en in beperkte mate over het gedrag van medewerkers of over de combinatie van de procedure en het gedrag.
Sinds april 2013 worden de klachten bijgehouden in een nieuw zaakvolgsysteem. Hieruit blijkt dat 81,7% van de klachten tijdig binnen de zes weken-termijn zijn beantwoord. In 2013 was dit 74%. De Brandweer is per 1 januari 2014 opgegaan in een regionale organisatie met een eigen klachtenregeling. De klachten van de Brandweer worden daarom per 1 januari 2014 niet meer meegeteld met de gemeentelijke klachten.
Jaren | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 |
Aantal | 211 | 334 | 486 | 615 |
Klachten uitgesplitst naar domeinen | 2012 | 2013 | 2014 |
Maatschappelijke Ontwikkeling | 81 | 98 | 113 |
Openbare Ruimte, Veiligheid en Dienstverlening | 152 | 261 | 303 |
Bedrijfsvoering (inclusief domein overschrijdende klachten). | 41 | 55 | 26 |
Stedelijke Ontwikkeling | 8 | 20 | 24 |
Brandweer | 3 | 6 | Nvt |
HVC | 49 | 46 | 149 |
Totaal | 334 | 486 | 615 |
Medio 2014 krijgt de indiener van een digitale klacht ook automatisch de vraag of deze een tip heeft hoe de klacht voortaan voorkomen kan worden. Deze vraag wordt ook aan de behandelaar van de klacht gesteld. Dit bevordert het leren van klachten en draagt bij aan een betere dienstverlening.
Ombudsman
De gemeente heeft met de ombudsman intervisiegesprekken gevoerd over onderwerpen die veel klachten genereren (zoals de langdurigheidstoeslag) en daarnaast ook over twee individuele zaken. In deze gesprekken kijken gemeente en Ombudsman dieper naar de oorzaken van, en oplossingen voor klachten in plaats van communicatie via rapporten. Deze nieuwe werkwijze wordt door zowel de Ombudsman als de gemeente positief ervaren. Dit draagt bij aan het verbeteren het dienstverleningsniveau van de gemeente.
Verzoeken Wet openbaarheid van bestuur
Sinds eind augustus 2013 worden de verzoeken Wet openbaarheid van bestuur (Wob) centraal geregistreerd. Door de centrale registratie is de afdoening van Wob-verzoeken verbeterd en worden dwangsommen voorkomen. Daarnaast is er nu ook beter zicht op de aantallen.
In 2014 zijn 218 Wob-verzoeken ontvangen. Vanaf eind augustus 2013 (start centrale registratie) zijn er in de laatste vier maanden van 2013 103 Wob-verzoeken ontvangen.
Schriftelijke vragen (art. 51 Reglement van Orde gemeenteraad)
Schriftelijke vragen zijn vragen, die raadsleden op grond van artikel 51 van het Reglement van Orde (RvO) van de gemeenteraad aan het college kunnen stellen over actuele onderwerpen die politiek belangrijk worden geacht. Het stellen van schriftelijke vragen is één van de instrumenten waarmee de gemeenteraad zijn controlerende taak uitoefent. Voor de beantwoording van schriftelijke vragen staat een door de raad vastgestelde termijn van dertig dagen.
Aantallen per jaar | |||||||
2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | |
54 | 51 | 58 | 60 | 83 | 71 | 76 | |
Aantal vragen per fractie | 2014 |
PvdA | 14 |
VVD | 3 |
D66 | 3 |
GroenLinks | 12 |
SP | 3 |
CDA | 1 |
ZIP | 2 |
ROSA | 3 |
POV | 8 |
DZ | 20 |
ChristenUnie | 1 |
Vragen gesteld namens meerdere fracties | |
D66/PvdA | 2 |
DZ, ROSA, POV, ZIP en SP | 1 |
DZ en SP | 1 |
GroenLinks, POV, SP, ROSA, DZ, ZIP | 1 |
PvdA en GroenLinks | 1 |
Totaal | 76 |
Aantal vragen per fractie | 2014 |
Binnen 30 werkdagen* afgedaan: | 55 |
Niet binnen 30 werkdagen afgedaan, tijdig uitstelbrief verzonden: | 4 |
Niet binnen 30 werkdagen afgedaan, geen uitstelbrief verzonden: | 9 |
Op 1 januari nog in behandeling (binnen 30 werkdagen): | 8 |
Totaal | 76 |
* er is gerapporteerd over werkdagen conform de bestaande werkwijze
Wet Normering Topinkomens (WNT)
Vanuit de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) worden jaarlijks de financiële arbeidsvoorwaarden van topfunctionarissen van de gemeenten gepubliceerd. Onder topfunctionarissen van de gemeenten vallen in ieder geval de gemeentesecretaris en de griffier, ongeacht of zij de norm overschrijden.
Indien salarissen van andere functionarissen van de gemeenten de norm overschrijden, moeten deze ook openbaar gemaakt worden. Politieke ambtsdragers vallen niet onder deze wet. De WNT is ook van toepassing op verbonden partijen die onder de reikwijdte van die wet vallen. De gemeente wijst de verbonden partijen op de wet- en regelgeving en de publicatieplicht.
Bezoldiging Topbestuurders
2014 | |||
Naam | C. Vermeer | A.M. van Omme | B. Nijman |
Beloning (cf. functionele schaal) | € 128.744 | € 8.743 | € 72.648 |
Sociale verzekeringspremies | € 7.337 | € 321 | € 6.645 |
Belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen | € 1.001 | € 793 | € 0 |
Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn | € 21.997 | € 861 | € 12.328 |
Functie | Gemeente-secretaris | Raadsgriffier | Raadsgriffier |
De duur en omvang van het dienstverband | 36 uur | 32 uur | 36 uur |
Toepasselijk WNT-maximum | € 230.474 | € 230.474 | € 230.474 |
Betaling wegens beëindiging dienstverband
In de WNT is bepaald dat instellingen de gegevens van overige functionarissen moeten publiceren als de bezoldiging of de ontslagvergoedingen het bezoldigingsmaximum te boven gaan. Een eerdere vermelding op grond van de WNT is ook reden om ontslagvergoedingen van gewone functionarissen te publiceren.
In dat laatste verband wordt hier melding gedaan van een finale nabetaling in 2014 van € 102.099 op grond van beëindiging dienstverband waarmee is voldaan aan de vaststellingsovereenkomst van december 2002. De betrokken medewerker heeft de functie van Chef landmeten en kadaster vervuld en het dienstverband is geëindigd in 2006.